Tietosuojaseloste

1.       Rekisterinpitäjä

Rokuan Kuntoutus Oy
Y-tunnus: 0786611-4
Kuntoraitti 2, 91670 Rokua

020 7819 200, myynti(at)rokua.com

2.       Yhteys rekisteriä koskevissa asioissa

Rokuan Kuntoutus Oy
Kuntoraitti 2, 91670 Rokua

tietosuoja@rokua.com

3.       Rekisterin nimi

Rokuan Kuntoutus Oy:n asiakasrekisteri.

4.       Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun, sopimukseen rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä, rekisteröidyn antamaan suostumukseen tai lakiin.

Asiakasrekisterissä olevien henkilötietojen käsittely perustuu kuluttaja-asiakkaiden ja yhteisöasiakkaiden asiakkuussuhteeseen Rokuan Kuntoutus Oy:ssa. Lisäksi rekisterinpitäjä käsittelee asiakastietoja myös rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen sopimukseen perustuen. Tällä perusteella käsitellään tietoja, joita asiakas antaa majoitus- ja kokousvarauksia varten sekä välinevuokrauksiin ja palveluvarauksiin liittyen. Suostumukseen perustuen käsitellään tapahtumailmoittautumisiin liittyviä tietoja. Lisäksi rekisteriin tallennettuja tietoja käytetään rekisteröidylle tuotettavissa palveluissa sekä muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin.

5.       Henkilötietojen käyttötarkoitukset

  • Asiakassuhteen hoito ja kehittäminen
  • Majoitus- ja kokousvarausten sekä tapahtumailmoittautumisten suunnittelu, käsittely ja seuranta.
  • Toiminnan suunnittelu, kehittäminen ja tilastointi.
  • Muut rekisterinpitäjän oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamisen edellyttämät tehtävät.
  • Asiakassuhdeviestintä, tuotteiden ja palveluiden markkinointi.
  • Palveluiden myynti, suunnittelu, seuranta ja toteutus.
  • Tavaroiden myynti.
  • Maksamiseen ja laskutukseen sekä maksujen valvontaan ja perintään liittyvä henkilötietojen käsittely.
  • Liiketoiminnan ja asiakaspalvelun kehittäminen.
  • Kuntoutuksen asiakastietojen hallinta.
  • Kuntoutusasiakkaan maksusitoumusten käsittely.
  • Palveluiden raportointi ja tilastointi.
  • Rajapintojen kautta muihin palveluiden tuottamisessa käytettäviin järjestelmiin siirtyvän tiedon tuottaminen.
  • Rekisteröidyn yhteystietoja voidaan käyttää asiakaspalautteen ja asiakastyytyväisyyden kartoittamiseen sekä markkinatutkimusten ja mielipidekyselyiden toteutukseen.
  • Rekisteröidyn mahdollisia erityisruokavaliotietoja käytetään vain ruoan valmistukseen ja tarjoiluun kulloinkin kysytyn tapahtuman suunnittelussa ja järjestämisessä.

Sähköisen rekisterin lisäksi toimintayksikössä on erillisiä manuaalisia potilaskertomuskansioita, joita säilytetään erillisessä lukollisessa arkistossa. Nämä sisältävät vanhoja manuaalisia potilaskertomuksia sekä voivat sisältää tiedot potilaan antamista suostumuksista ja kielloista potilastietojen luovuttamiseen.

6.       Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee seuraavia henkilötietoja:

  • Rekisteröidyn etunimi- ja sukunimi, sosiaaliturvatunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.
  • Mahdolliset suostumukset tietojen käsittelyyn ja luovutukseen ja luovutuksen perusteet.
  • Varauksia koskevat tiedot.
  • Maksutapatiedot, laskutustiedot, mahdolliset maksuviivetiedot.
  • Tiedot palvelujen ostoista ja käytöstä.
  • Tieto siitä, jos rekisteröity asiakas on kieltänyt käyttämästä tietoja suoramarkkinointiin.
  • Tieto siitä, jos rekisteröity on antanut suostumuksen sähköiseen suoramarkkinointiin (sähköpostitse ja mobiilipalveluilla).
  • Mahdolliset palaute- ja reklamointitiedot.
  • Puhevastauspalvelussa soittajan käyttämä puhelinnumero, ajankohta sekä soittajan jättämä puheviestin nauhoite. Tietojen säilytysaika 90 vrk.
  • Rokua.com chat-palvelussa keskustelun osapuolet, ajankohta ja keskustelunauhoite. Tietojen säilytysaika maksimissaan 90 vrk.

Rekisterinpitäjä käsittelee lisäksi seuraavia henkilötietoja terveyspalveluissa:

  • Siviilisääty, ammatti, rekisteröidyn nimeämä lähiomainen/alaikäisen huoltajat, lähiomaisen osoite, postinumero, postitoimipaikka, rekisteröidyn laillinen edustaja sekä mahdolliset muut tunnistetiedot, lähiomaisen puhelinnumero, lähiomaisen suhde (äiti/isä/sisarus tms.), puolison hetu, puolison nimi, allergiat, asiakkaan antamat suostumukset.
  • Palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot (kertomustiedot, lähetteet sekä lomake- ja lausuntotiedot). Rekisteröidyn toimittamat terveys-, omahoito- ja esitiedot.
  • Palvelun järjestämisen, suunnittelun, toteuttamisen ja seurannan turvaamiseksi tarpeelliset tiedot (kertomustiedot, lähetteet sekä lomake- ja lausuntotiedot). Potilaan toimittamat terveys-, omahoito- ja esitiedot.
    Palvelua ja tutkimuksia koskevat laskutustiedot. Terveyspalveluihin liittyvät maksajatiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee yhteisöasiakkaidensa kohdalla seuraavia henkilötietoja:

  • Yhteisöasiakkaan yhteyshenkilön henkilön nimi, osoite sähköpostiosoite, puhelinnumero.
  • Yhteisön yhteyshenkilön ilmoittamat lainsäädännön mukaiset suoramainonnan, etämyynnin ja muun suoramarkkinoinnin kieltotiedot.
  • Mahdolliset palaute- ja reklamointitiedot.

7.       Mistä henkilötiedot saadaan?

Tietolähteinä ovat rekisteröity, hänen huoltajansa, rekisteröidyn laillinen edustaja tai lähiomainen.

Terveydenhuollon ammattihenkilöt.

Rekisteröidyn suostumuksella muut terveydenhuollon toimintayksiköt tai ammattihenkilöt Kansallisen Terveysarkiston (KANTA) kautta.

8.       Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajien ryhmät

Järjestelmästä ei luovuteta tietoja Euroopan unionin eikä Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Potilastiedot ovat salassapidettäviä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus kaikkeen rekisteröidyn hoidon yhteydessä saatuun tietoon.

Rekisteröidyn tietoja voidaan luovuttaa rekisteröidyn yksilöidyllä suostumuksella taikka mikäli asiasta on laissa nimenomaisesti erikseen säädetty. Jos rekisteröidyllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella nimenomaisen lainsäännöksen nojalla.

Silloin, kun tietojen luovutus edellyttää rekisteröidyn suostumusta, tällä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumus.

Sähköiset reseptit tallentuvat Reseptikeskukseen, jonka rekisterinpitäjänä toimii Kela.  Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain (159/2007) perusteella arkistoidaan ammattilaisten kirjaama potilaskertomus Kelan ylläpitämään Kansalliseen Terveysarkistoon (KanTa).

Lisäksi Rokuan Kuntoutus Oy:llä on alihankkijoina tietojärjestelmien ja ohjelmistopalveluiden sekä niihin liittyvien ylläpito- ja tukipalveluiden toimittajia, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun tietosuoja-asetuksen tarkoittamina käsittelijöinä.

9.       Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä Euroopan unionin ulkopuolelle.

10.   Henkilötietojen säilytysaikaa koskevat kriteerit

Asiakasrekisterissä olevia asiakkaan henkilötietoja käsitellään asiakkuussuhteen ajan. Yhteisöasiakkaiden yhteyshenkilötiedot poistetaan vastaavalla tavalla sen jälkeen kun yhteisön asiakkuus katsotaan päättyneeksi. Tietoja voidaan tämän jälkeen kuitenkin säilyttää, jos siihen on olemassa muu peruste.

Asiakkuuden jälkeen tietoja voidaan kuitenkin säilyttää ja käsitellä, jos se on tarpeen reklamaatioasioiden käsittelyä varten. Asiakasrekisterissä olevien tietojen säilytysajassa noudatetaan myös lain edellyttämiä säilytysaikoja kuten kirjanpitolakia. Kirjanpitolain vaatimia tietoja säilytetään niin kauan kuin kirjanpitolaki edellyttää.

Kun tietoja käsitellään rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, tietoja säilytetään niin kauan kuin tietoja tarvitaan sopimuksen täytäntöön panemiseen. Sopimuksen tultua suoritetuksi tietoja säilytetään niin kauan kuin asiakkuussuhde on olemassa tai käsittelyyn on olemassa muu peruste.

Asiakkuussuhteen aikana käsitellään vain sellaisia tietoja, jotka ovat tarpeellisia määriteltyjen käyttötarkoitusten kannalta. Rekisterinpitäjä suorittaa säännöllisesti määräaikaistarkastuksia tarpeettomien tietojen poistamiseksi.

Kun asiakkuussuhde päättyy, asiakkaiden tiedot voidaan siirtää yrityksen suoramarkkinointirekisteriin sellaisten henkilöiden kohdalla, jotka eivät ole kieltäneet tietojensa käyttöä suoramarkkinointiin.

Potilasrekisteriin tallennettujen tietojen säilytysajoissa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa sääntelyä potilastietojen säilytysajoista.

11.   Rekisteröidyn oikeuksista

Oikeus saada pääsy tietoihin (tarkastusoikeus)

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot.

Tiedot antaa terveydenhuollon toimintayksikön määräämä lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilö, joka tekee merkinnän tarkastusoikeuden käyttämisestä potilasrekisteriin. Tiedot luovutetaan rekisteröidylle kirjallisena.

Oikeus vaatia tiedon oikaisemista, poistamista, käsittelyn rajoittamista tai oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia rekisterinpitäjää rajoittamaan henkilötietojensa käsittelyä esimerkiksi siinä tilanteessa, kun rekisteröity odottaa rekisterinpitäjän vastausta tietojensa oikaisemista tai poistamista koskevaan pyyntöön.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisterinpitäjä ei ole noudattanut toiminnassaan soveltuvaa tietosuojasääntelyä.

Tiedon korjaamisen ja käsittelyn rajoittamisen toteuttaminen ja organisointi

Korjauspyyntö ja käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö tehdään kirjallisesti ja osoitetaan rekisterinpitäjälle ja se toimitaan aina henkilökohtaisesti rekisterinpitäjälle. Toimituksen yhteydessä varmennetaan rekisteröidyn henkilöllisyys. Jos vaatimus on oikeutettu, korjauksen ja mahdolliset toimenpiteet käsittelyn rajoittamiseksi tekee henkilö, jolla on siihen oikeus.

Terveyspalveluiden osalta korjauksen yhteyteen merkitään tekijän nimi, työtehtävä/asema, korjauksenteon päivämäärä sekä peruste. Mahdolliset virheelliset merkinnät siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. Kansallisen Terveysarkiston (KANTA) potilastietoihin liittyviä suostumuksia voidaan hallinnoida Omakanta-palvelussa.

Muutokset Tietosuojaselosteeseen

Rokuan Kuntoutus Oy pidättää itsellään oikeuden tehdä muutoksia tähän Tietosuojaselosteeseen milloin tahansa.